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会议服务

接待流程

会前工作  

1、    与会议主办者洽谈。   
2、    向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。   
3、    邀请会议主办者实地考察会议举办场所。   
4、    与会议主办者确认会议接待方案。   
5、    与会议主办者签订会议接待标准合同。   
6、    确认会议主办者预付会议订金事宜。   
7、    在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。   
8、    准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)   


会中工作  

9、    机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。   
10、    会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。  
11、    会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。   
12、    会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。   
13、    确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。   
14、    提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。   
15、    确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)  
16、    确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。   
17、    确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。   
18、    协调会议期间的交通工具的安排。   
19、    代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。   


会后工作  

20、    会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。   
21、    会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。   
22、    与会议主办者的费用结算工作。   
23、    欢送代表工作。

  




会议常见问题

会议案例